Do zadań samodzielnego stanowiska ds. kancelaryjnych należy:

   1.   Przyjmowanie korespondencji, w tym poczty elektronicznej składanej przez interesantów.

   2.   Prowadzenie kancelarii elektronicznej urzędu.

   3.   Skanowanie dokumentów i wprowadzanie ich do aplikacji.

   4.   Rozdysponowanie korespondencji na poszczególne stanowiska pracy po jej dekretacji.

   5.   Nadzór i opieka nad elektronicznym obiegiem dokumentów.

   6.   Prowadzenie elektronicznej skrzynki podawczej:

1)    prowadzenie ewidencji korespondencji ESP w wersji papierowej;

2)    przyjmowanie dokumentów w ESP i nadawanie Elektronicznego Poświadczenia Odbioru (EPO);

3)    wysyłanie elektronicznej korespondencji w ramach ESP.

   7.   Obsługa głównego konta poczty elektronicznej Urzędu Gminy Świeszyno.

   8.   Obsługa interesantów, udzielanie rzetelnych i kompleksowych informacji interesantom w sprawach przez nich zgłaszanych, wydawanie druków zgodnie z obowiązującymi procedurami dla spraw realizowanych przez komórki merytoryczne, zapewnienie pomocy w celu prawidłowego wypełniania formularzy i wniosków.

   9.   Przyjmowanie składanych dokumentów, za wstępną weryfikacją pod względem ich kompletności i poprawności, udzielanie merytorycznej pomocy mającej na celu usuwanie braków w dokumentacji, opracowywanie materiałów niezbędnych do prawidłowej realizacji zadań na zajmowanym stanowisku.

 10.  Wykonywanie czynności kancelaryjnych i bieżące rejestrowanie przyjętych wniosków, a przed ich wydaniem potwierdzenie odbioru przez interesanta.

 11.  Monitorowanie załatwiania wniesionych spraw, w tym pozyskiwanie informacji z komórki merytorycznej w zakresie zaawansowania rozpatrywanych spraw i ewentualnego sposobu zakończenia sprawy.

 12.  Udostępnianie interesantom materiałów informacyjno –promocyjnych gminy.

 13.  Przygotowywanie korespondencji do wysłania i nadawanie w placówce pocztowej.

 14.  Zapewnienie usługi wysyłania korespondencji przez operatora publicznego.

 15.  Zaopatrywanie pracowników urzędu w materiały biurowe i środki czystości zgodnie z zapotrzebowaniem.

 16.  Prowadzenie i obsługa terminala kasowego, przyjmowanie wpłat bezgotówkowych.

 17.  Prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej.

 18.  Obsługa centrali telefonicznej urzędu.